ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา บริษัทหลายแห่งได้แนะนำโปรแกรมการฝึกอบรสอนเขียนโปรแกรมออนไลน์เชิงธุรกิจเพื่อปรับปรุงคุณภาพของจดหมาย รายงาน และอีเมลของพนักงาน บางโปรแกรมประสบความสำเร็จอย่างมาก คนอื่นมอดลง
เหตุผล: พนักงานจะเปลี่ยนแปลงก็ต่อเมื่อผู้บริหารระดับสูงทราบดีถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงและประกาศว่าพนักงานทุกคนจะต้องร่วมมือกัน หนึ่งในโปรแกรมการฝึกอบรมสอนเขียนโปรแกรมออนไลน์เชิงธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดที่ฉันมีส่วนร่วมได้รับการสนับสนุนจากประธานาธิบดีอย่างเต็มที่ เขาแสดงสิ่งนี้โดยประกาศว่าความสามารถในการเขียนจะต้องได้รับการพิจารณาในการประเมินงานทุกครั้ง และเขาต้องการให้พนักงานของเขามีความเชี่ยวชาญในอีเมลและการเขียนรายงานเท่าๆ กัน
ปัญหาที่สองเกี่ยวข้องกับกลยุทธ์การเรียนรู้ การเรียนรู้กิจกรรมใหม่และเปลี่ยนให้เป็นนิสัยใช้เวลาเพียงไม่กี่สัปดาห์ อย่างไรก็ตาม การวิจัยแสดงให้เห็นว่าโดยปกติแล้วจะใช้เวลาประมาณหกสัปดาห์ในการเลิกเรียนรู้พฤติกรรมระยะยาวและยึดมั่นในการเปลี่ยนแปลงอย่างมั่นคง นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการเขียน เนื่องจากเราทุกคนเคยเขียนรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งมาตั้งแต่สมัยเรียนชั้นประถมศึกษา การเปลี่ยนงานเขียนเชิงวิชาการให้เป็นรูปแบบที่เหมาะสมกับจดหมาย รายงาน และอีเมลต้องใช้เวลาและพลังงาน
น่าเสียดายที่สอนเขียนโปรแกรมออนไลน์การฝึกอบรมจำนวนมากเกินไปไม่ได้เสนอวิธีการติดตามผลเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงอยู่ในใจของพนักงานในระดับแนวหน้าในช่วงเวลาที่จำเป็น
หากคุณกำลังวางแผนที่จะเริ่มต้นสอนเขียนโปรแกรมออนไลน์การเขียนสำหรับบริษัทของคุณ นี่คือวิธีที่พิสูจน์แล้วว่าจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ
- ทำงานร่วมกับผู้ฝึกสอนที่มีประสบการณ์ในการเขียนเชิงธุรกิจเพื่อออกแบบเวิร์กช็อปที่ปรับให้เหมาะกับพนักงานของคุณโดยเฉพาะ กำหนดโฟกัสของคุณ: การเขียน จดหมาย อีเมล รายงาน ข้อเสนอ ฯลฯ ให้ผู้จัดการของคุณมีส่วนร่วมในวัตถุประสงค์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการ
- ให้ผู้จัดการเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการฉบับย่อเพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าพนักงานของพวกเขาจะสอนอะไร หรือให้พวกเขาเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการกับพนักงานของพวกเขา
- ให้แต่ละการประชุมเชิงปฏิบัติการแนะนำโดยผู้บริหารระดับสูงเพื่อให้น้ำหนักเหมาะสม บทนำควรเน้นถึงวัตถุประสงค์และความสำคัญของโปรแกรม
- จัดส่งเวิร์กชอปให้กับกลุ่ม 15 ถึง 20 คน โดยควรมาจากแผนกเดียวกัน การประชุมเชิงปฏิบัติการสองวันพร้อมเซสชันการฝึกฝนในตัวได้ผลดี (จากประสบการณ์ของฉัน คุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้นหากคุณเผยแพร่โปรแกรมในช่วงหนึ่งเดือนโดยใช้เซสชัน ½ วัน อย่างไรก็ตาม ข้อเสียของสิ่งนี้คือการตรวจสอบการเข้าร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานเข้าร่วมทั้งสี่เซสชัน)
- นำเสนอคู่มือที่ครอบคลุมแก่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเพื่อใช้ในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการและเก็บไว้เป็นคู่มืออ้างอิงหลังจบหลักสูตร
- ยืนยันว่าหลังจากการประชุมเชิงปฏิบัติการ ผู้เข้าร่วมส่งตัวอย่างงานเขียนเป็นระยะๆ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขายังคงใช้รูปแบบใหม่ต่อไป ควรส่งตัวอย่างภายในสองสัปดาห์ หกสัปดาห์ และสิบสัปดาห์หลังจากการประชุมเชิงปฏิบัติการ ตัวอย่างควรได้รับการวิจารณ์และส่งกลับไปยังผู้เขียนโดยตรงพร้อมคำแนะนำสำหรับการปรับปรุงที่จำเป็น
- ตั้งค่าหมายเลขสายด่วนภายในเพื่อช่วยเหลือผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับปัญหาการเขียนโดยเฉพาะ
- ส่งเจ้าหน้าที่ – เป็นระยะๆ – กระดานข่าวเตือนความจำสั้น ๆ หรืออีเมลในประเด็นการเขียน รวมบทความเกี่ยวกับการเขียนทางธุรกิจในจดหมายข่าวของบริษัท
- ปรับปรุงแบบฟอร์มทั้งหมดของบริษัท นี่เป็นส่วนสำคัญและส่วนที่มักถูกมองข้าม
- จัดทำคู่มือรูปแบบฉบับย่อสำหรับพนักงานทุกคน โดยอธิบายว่าองค์กรของคุณต้องการจัดวางเอกสารทางธุรกิจอย่างไร เหนือสิ่งอื่นใด คู่มือควรมีขนาดประเภท แบบอักษรที่แนะนำ และกฎของบริษัทสำหรับการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และการสะกดคำ พนักงานใหม่ทุกคนควรได้รับสำเนา
บ่อยครั้งที่การสอนเขียนโปรแกรมออนไลน์ไม่ได้เกิดขึ้นเนื่องจากมีการซื้อหรือติดตามอย่างจำกัด อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตามขั้นตอนที่พิสูจน์แล้วเหล่านี้รับประกันได้ว่าเงินของบริษัทและเวลาของพนักงานของคุณจะถูกใช้ไปอย่างคุ้มค่า และคุณจะสังเกตเห็นความแตกต่างที่ชัดเจนในระยะยาวในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานของคุณ